Mode d'emploi détaillé, 7 phases :

1-démarrage , 2-feuilles destinées à la saisie , 3-les totaux , 4-la mise en forme, 5-les liaisons, 6-protection des cellules, 7-tests.

1) Démarrage
Dans un classeur vierge, on modifie le nom des onglets (c'est-à dire la partie basse de la feuille comportant son nom) avec les noms récapitulatif, Nice, Lille, Mulhouse et Paris.
    - pour changer le nom des onglets, on remplace le mot feuille1 ou feuille2, etc... en les double-cliquant ou avec le <bouton-droit-de-la-souris>- Renommer
    - si le nombre de feuilles est insuffisant on en insère de nouvelles. <bouton-droit-de-la-souris> sur l'onglet - Insèrer-Feuille

remarque, règle N°1 : bien respecter le numéro des lignes et des colonnes que je préconise. Car il ne faut pas oublier que le fichier Paris.xls doit pouvoir être permuté avec celui d'une autre personne ! les données doivent donc être rigoureusement à la même place.

2) feuilles destinées à la saisie
  On ne s'intéressera pas tout de suite à la première feuille (récapitulatif) - On s'intéressera aux feuilles Nice, Lille, Mulhouse ainsi qu'a Paris dans l'autre classeur.

Par sécurité, comme d'habitude, et avant d'aller plus loin, on sauvegardera  dans le dossier "Mes Documents" le premier classeur en l'appelant recap-nice-lille-mulhouse-paris.xls(*) et l'autre classeur Paris.xls(*). Ensuite, en fonction de l'avancement du travail, on fera des sauvegardes régulières pour ne pas être pris au dépourvu si l'on se prend le pied dans le fil d'alimentation de l'ordinateur (ça arrive régulièrement...).

(*) remarque WINDOWS sur les extensions de fichiers : l'extension XLS n'apparaît pas systématiquement ; cela dépend de la configuration de l'explorateur. Lorsqu'on est en "mode débutant", l'extension des fichiers est cachée, pour qu'on ne puisse pas y toucher. Je préconise à mes étudiants de le faire apparaître. On travaille ainsi moins en aveugle. Pour ce faire : dans l'explorateur (Pomme+E) :
puis  Outils > options des dossiers > affichage > décocher cacher les extensions de fichiers. (ça dépend  des versions de l'explorateur...)

2) La feuille NICE : Il faut entrer le contenu des cellules, à la main, d'abord dans cette feuille (étape 3 + étape 4 pour cette feuille) et ensuite dupliquer progressivement son travail sur les feuilles Lille, Mulhouse puis Paris, en remplaçant les premières valeurs par les valeurs correctes.

3) les totaux
On écrira, ensuite, toutes les formules qui correspondent aux totaux (en utilisant avantageusement l'icône sigma (S)

4)La mise en forme
Pour la mise en forme des tableaux, après avoir sélectionné toute la zone du tableau (voir image) on utilisera l'option :
Format > Mise en forme automatique > Effet 3D 1 :

Format - Mise en forme automatique après avoir sélectionné le tableau :

Effet 3D 1

Résultat (avant de masquer les valeurs zéro et après avoir mis en gras les cellules non concernées par les saises) :

5) Les liaisons
Pour le récapitulatif, sélectionner la première feuille, faire le squelette du tableau (les valeurs fixes) puis coller avec liaison les données des autres feuilles. Pour cette opération (qui fait un peu peur aux débutants mais qui est assez simple) deux techniques : 

soit) aller sur les cellules d'origine (ici Nice), sélectionner avec la souris les cellules visées (ici B7:M7) (éviter N7, le total !)-  <bouton-droit-de-la-souris> Copier - puis sélectionner la feuille "récapitulatif" en cliquant son onglet.
puis sur la première cellule (ici B4) <bouton-droit-de-la-souris> Collage spécial... - bouton <Coller avec liaison>-
(c'est cette première technique que je préconise désormais)

soit) aller sur la cellule destination (où va s'afficher la valeur, ici B4), taper le signe = puis sélectionner avec la souris d'abord l'onglet de la feuille visée (ici Nice), puis la cellule où se trouve la valeur (ici B7). On valide par la touche Entrée. C'est fait !
Puis on duplique la cellule B4 jusqu'en décembre avec la poignée-de-duplication bien connue (sur le bord droit de la cellule sélectionnée, en bas à droite de la cellule, ici B4) 

Noter qu'au final, la cellule B4 doit contenir la formule =Nice!B7 qui correspond à la notation des cellules liées à l'intérieur d'un même classeur.

Pour les cellules calculées (les totaux) il est préférable de ne pas mettre de liaison, mais de faire les calculs dans chaque feuille. Ainsi on pourra vérifier, dans la phase de mise au point que les sommes sont identiques.

voici le résultat (après avoir masqué les zéros, voir à la fin le chapitre 7 ; avant les zéros doivent apparaître jusqu'en décembre !!) :

Pour la feuille Récapitulatif vous trouverez la bonne mise en forme avec le Format > mise en forme automatique qui va bien. Par contre, je recommande d'utiliser cette mise en forme automatique avant d'avoir créé les liaisons, car Excel ne sait plus, alors, faire la différence entre les totaux et les données)

Pour Paris, la technique est un peu différente car il faut copier l'intégralité de la feuille (suivre scrupuleusement la disposition, pour que les travaux des autres stagiaires puissent être permutés entre eux.) 
- En A8 on mettra même son nom "saisi par ..." (variante de l'image capturée). 
- Pour inscrire la date de saisie, il faut écrire dans la cellule A9 la formule =maintenant() qui ramène la date et l'heure du PC à chaque modification. 
Pour le collage avec liaison on utilise la première technique : on copie toute la zone Paris dans le fichier Paris.xls puis dans la feuille Paris du classeur recap-nice-lille-mulhouse-paris.xls

6) Protection des cellules

Avant de tout protéger, on fera disparaître les valeurs zéro inutiles, sur chaque feuille avec la commande suivante : (car désormais, avec l'expérience du travail avec mes étudiants, je préconise de ne le faire qu'à la fin pour qu'on s'assure bien que toutes les totaux et les collages avec liaisons sont bien prévus jusqu'en décembre !)

 

La protection d'Excel est déroutante car elle se fait à deux niveaux : (1) les cellules sont toutes, par défaut, vérouillées mais virtuellement seulement car : (2) les feuilles sont par défaut non-protégées. C'est la conjugaison des deux attributs, l'un qui concerne chaque cellule individuellement et l'autre qui concerne globalement la feuille qui va ou non bloquer l'écriture. Pour protéger en écriture toutes les zones, exceptées les zones de saisie, il faut déverrouiller (paradoxalement) les zones qu'on ne veut pas bloquer et protéger, ensuite, la feuille.

(1) après avoir sélectionné la zone de saisie et laissé le curseur de souris sur cette sélection : <bouton-droit-de-la-souris> Format cellule - protection - Vérouillé (=non)

(2)  ensuite il faut verrouiller réellement toutes les autres cellules en utilisant    Outils-Protection > Protéger la feuille - et OK (ne pas mettre de mot de passe, il est facultatif et ici, il s'agit simplement de mettre en place un "garde-fou".

Expérience vécue : il y a quelques années j'avais créé de nombreux tableaux liés entre eux, suivant ce principe, mais sans rien verrouiller. La personne qui faisait la mise à jour mensuelle avait, un jour, effacé par inadvertance un total de ligne (errare humanum est...) mais pour corriger son erreur elle a mis, à la place de la formule, la valeur qu'elle avait récupérée sur une page imprimée précédemment. Ce mois là, le tableau de bord était correct mais les mois suivants, les données devenaient de moins en moins cohérentes... Il m'a fallu beaucoup de patience pour retrouver l'erreur et remonter à cette formule remplacée !  On se fie beaucoup trop à la bonne mine des tableaux imprimés !

7) tests et réglages

Ensuite on enregistre le tout, on ferme tout et après une ou deux minutes de pause (le temps que l'heure du micro évolue un peu...) on charge le fichier recap-nice-lille-mulhouse-paris.xls. Le message suivant apparaît alors...

...ce qui indique qu'un lien existe entre cette feuille et un fichier non ouvert et comme le temps de mise à jour peut être long, la question est posée pour éviter ce temps de chargement. (Si Paris.xls avait été ouvert en premier, la liaison aurait été établie automatiquement, sans question).
Par défaut, on répond "oui". Mais on sait qu'on n'a rien modifié dans le fichier Paris, on répond "non".

Aller dans la feuille Paris et regarder l'heure inscrite. Elle correspond à celle inscrite dans le fichier Paris.xls.

Vous pouvez faire quelques autres essais pour vous assurer que les liaisons fonctionnent bien entre les feuilles..

Le "clou" de cet exercice, c'est l'échange de fichiers entre stagiaires :
Fermer complètement Excel (car il ne faut pas manipuler des fichiers ouverts). Avec l'explorateur Windows, renommer votre fichier Paris.xls en OldParis.xls. Demander autour de vous un autre fichier Paris.xls. Placer le dans le bon répertoire et ouvrir le fichier recap-nice-lile-etc.xls. Répondre "oui" à la question "Mettre à jour ?" et regarder le résultat... Les données saisies par d'autres viennent se déverser automatiquement dans votre tableau de synthèse. Maintenant vous êtes prêts à recevoir mensuellement le suivi de Paris, par disquette ou, mieux en pièce jointe d'un message électronique.

L'exercice est terminé... 

Suggestion d'exploration pour ceux qui ont encore du temps et de l'énergie : faire un "copier" du tableau récap et faire un collage spécial avec liaison dans un document Word : vous allez ainsi découvrir les liens entre documents de différentes applications... Bonne route !

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